名指しされた人が外出中だった場合、外出先や携帯電話の番号を教えてはいけません。トラブルの原因になる可能性もありますので、例え相手が聞いてきても「こちらから連絡を取り、本人から電話をさせますので、お電話番号をお教えいただけますでしょうか？」と応対しましょう。
先方との電話を終えたら、即座に外出中の先ほど名指しされた人へ連絡を入れます。外出中の場合は、打ち合わせ中や電車・車での移動中など、電話に出られない場合が多いので留守番電話に、自分の名前、電話を受けた時間、先方の会社名、先方の名前、電話番号を入れます。電話番号は聞き取り辛い場合もあるので、復唱しても良いでしょう。
留守番電話に入れる場合は、早口にならず、確実に相手の情報が伝わるようはっきりと発音しましょう。